档案管理员助理
INTERNATIONAL RESCUE COMMITTEE
职位描述
国际救援委员会（IRC）应对世界上最严重的人道主义危机，帮助人们生存下来并重建生活。该组织成立于1933年，应阿尔伯特·爱因斯坦的请求，提供救生护理和改变生活的援助，帮助被战争或灾难迫使逃离的难民。IRC自1996年以来一直在利比里亚存在，是该国健康领域的领导者。IRC利比里亚支援各县的医院和基层医疗机构，确保所有机构符合卫生与社会福利部（MOHSW）的国家标准，确保关键药品和优质医疗的可及性。IRC自1996年以来一直在利比里亚工作，是该国最大的援助机构之一。通过与政府、合作伙伴和当地社区的合作，IRC的项目加强卫生系统，促进社会凝聚力，并推动利比里亚八个县妇女和儿童的经济独立。IRC利比里亚计划于2025年1月前逐步退出，相关职位将支持这一过程。
一般职责
物理档案和记录管理
维护财务与人力资源档案，确保文件按顺序归档，所有离开档案的文件都进行追踪。整理所有文件箱的内容，便于物理文件的移动追踪。将记录信息输入电脑数据库，并维护所有存储文件的纪录。协助准备财务、会计和人力资源文件，进行扫描、复印、盖章，以便内部和外部审查或审计。必要时协助复印文件。确保档案整洁、清洁并始终锁好。确保员工业务所需数据妥善归档和存储，便于快速访问和使用。不断更新人力资源文件，加入新信息和文件。所有人力资源文件必须每周追踪。根据审计和其他需要，检索并重新存放财务文件。所有支付文件在归档前必须盖“PAID”章。支持财务和人力资源部门每月归档工资单。保持所有IRC财务和人事文件的保密性——未经授权不得带出IRC大楼。将文件扫描成电子副本，建立索引，并存入箱式档案中。创建和管理IRC利比里亚的电子档案系统，确保在过渡结束前正常运作。建立箱文件夹，便于月度（周期性）或财年电子归档和引用。保持一套持续的归档和存储系统，方便快速检索。将财务与人力资源文件扫描成电子格式，建立索引后存入箱文件内，供相关人员快速访问。确保所有需扫描的支付文件盖“PAID”章。管理电脑及外部存储设备中的文件，确保数据备份。维护设备，按需请求维修以保持输出质量。所有扫描文件必须保密，不得与未授权的内部或外部人员共享。确保所有文件扫描正确。建立并维护数据库，收集和整理文件，供同事使用。
其他职责
保密档案管理内容，确保信息安全。协助财务助理/出纳在规定时间内归档税务文件，避免罚款和利息。协助财务助理/出纳每月完成NASSCORP支付事务。根据财务和人事部门的需要，在直接上级的指导下完成其他相关工作。
利比里亚 : 波米 邦 加巴波卢 大巴萨 大卡普蒙特 大杰德 格兰德克鲁 洛法 玛吉比 马里兰 蒙特斯拉多 恩比马 河流吉 莱弗塞斯 西诺埃
2023-07-29
