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管理官员:PROPEL Health 马拉维

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我们正在招聘一名 管理官员:PROPEL Health Malawi。任务内容:行政职责:协助招聘流程,帮助跟踪和维护休假数据库以及休假余额的结算,确保其最新和准确;提供行政支持,包括翻译、日程安排、会议安排、出差安排、活动/会议组织等,以保证项目的高效运作;支持办公室及项目数据库在SharePoint系统中的管理与维护,确保关键文件和档案定期电子保存;协助管理国内员工的工时表,确保他们按公司截止日期签署工时表,并确保无悬挂工时;确保所有资产都已登记和维护;每月进行办公室风险评估/审计,并采取必要措施防止职业风险与危害;确保办公用品始终充足,并提供每月库存报告。差旅物流与采购:协助采购流程,包括市场调研以确定物资供应来源、评估报价、与供应商/服务提供商谈判;跟进并与供应商/服务提供商联络,确保及时交付、所有付款、发票和预算信息的准确;协助项目团队安排研讨会/培训,确保酒店预订已确认;在会议期间提供物流支持,包括参与者登记、发放津贴及事后报告支出;在行政/合同经理的协助下,协助项目团队采购顾问、供应商和承包商;在行政/合同经理的指导下,协助项目团队遵循公司政策、标准操作程序(SOP)、项目流程和资助机构规定进行顾问、供应商和承包商的聘用;与行政/合同经理合作,协调项目团队与总部运营团队处理合同、协议、补助、采购订单及其他采购和租赁业务;协助筛查所有选定供应商,通过WorldCheck、Sam.Gov、OFAC及联合国制裁名单;跟踪交付截止日期和合同到期日,及时通知技术监理员和总部团队有关合同续签事宜;维护并更新每项采购的单独文件夹,保存与顾问、分包商/受助人及供应商相关的重要信息、文件和交付物,以备未来审计使用,如选择、合同及修改、交付物、发票及关闭手续;将审核及批准的交付物/发票提交财务官员和财务经理进行付款处理。

马拉维 : 中部

2023-10-03

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