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MOMENTUM 项目助理

PALLADIUM

职位概述: 为马拉维的MOMENTUM 项目组成部分1技术团队提供行政支持。与中央办公室的技术顾问、技术官员和技术经理密切合作,确保严格遵守已商定的MOMENTUM 1工作计划及整体工作范围。项目助理负责日常技术单位活动的管理,包括提前规划安排(会议、培训、研讨会);与卫生部及其他利益相关者的沟通。项目助理的角色还包括协助技术顾问、技术官员和技术经理,确保活动的顺利实施。技术单位的项目助理将向母婴健康/结核病技术顾问汇报,由其担任主管。 职责与责任: 协调并支持技术团队的项目、财务及行政职能,确保活动按照计划及时完成 协助技术团队和顾问制作信函、文件、报告、演示材料及分发资料(包括文字处理、电脑图形、排版、复印等) 协助维护分配给技术团队的办公室文件系统 组织和协调会议、培训和研讨会(包括准备会议和研讨会材料),包括现场和非现场 为工作人员和顾问安排差旅和酒店住宿 在技术单位会议、培训和研讨会期间提供行政支持 协助记录技术会议、研讨会和培训的会议纪要 协调技术团队的差旅安排,包括准备差旅授权请求和后勤安排 与相关技术顾问合作,准备当地顾问的工作范围,包括短期或长期顾问协议下的任务,并安排顾问的国内出行 为国内或国际差旅提前准备,安排会面、签证等旅行文件 积极参与并协助技术单位及其他技术人员起草和完善年度工作计划和季度执行计划 与财务人员紧密合作,协助制定和监控技术单位的预算 与主管及财务团队协调,依据年度工作计划和活动安排,确保文具及其他后勤需求 整理技术员工及各项活动的交通需求,并与运营助理合作,确保办公交通安排的全面性 履行或承担主管分配的其他职责,以确保技术单位的正常运作和项目目标的实现

马拉维 : 布兰太尔 中部 利隆圭 姆祖祖 北部 南部

2022-11-22

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办公助理(马拉维)

EVIDENCE ACTION

职位目的 提供办公室接待支持,协助执行行政及例行文书任务。 职责与责任 办公室接待 每日为员工冲泡并分发茶水。协助预订会议室,准备会议和特殊活动的场地,包括安排茶点、餐食及必要的设备。保持厨房整洁干净;确保相关设备正常运作。 办公室管理支持 清洁 确保办公室准时开放(上午6:30之前),进行早间办公室状态报告及任何事件通知办公室行政人员。确保洗手间和员工办公桌常备必需品,检查损坏物品(如电子设备及其他修理事项)并报告主管。维护办公室文件和存储系统。处理办公室跑腿事务,如邮局和银行事宜。根据不同项目的需求,为不同人员复印和扫描文件。监督办公室清洁人员和临时工,确保按计划彻底清洁办公室。 签署洗手间清洁时间表。 接待支持 在接待处值班,迎接访客,处理收发邮件,接听电话。管理与内部和外部访客的关系,提供必要的办公室协助。执行主管安排的其他职责。 关键绩效指标 - 为驻场和访问的Evidence Action员工及相关利益相关者提供优质的接待服务。 - 按时提供茶水。 - 办公室厨房始终保持清洁,办公室设备保持良好状态。 - 办公室准时开放(上午6:30),在8:00营业前保持整洁有序。 - 监督已签约的办公室清洁人员,确保其按工作范围执行职责。 - 办公室洗手间保持干净,必备用品齐全,洗手间清洁记录保持更新。 - 会议室始终整齐有序,共用设备(如投影仪、显示器和幕布)保持清洁和除尘。 - 办公室内的事故和事件及时报告,并跟进解决,确保问题在规定时间内得到处理。 - 办公环境保持整洁干净。

马拉维 : 布兰太尔 中部 利隆圭 姆祖祖 北部 南部

2022-08-02

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动力计划助理

PALLADIUM

岗位概述:为马拉维的MOMENTUM组件1技术团队提供行政支持。与中央办公室的技术顾问、技术官员和技术经理密切合作,确保严格遵守MOMENTUM 1商定的工作计划和总体工作范围。项目助理负责管理技术单位的日常活动,包括提前规划预定的活动(会议、培训、研讨会);与卫生部及其他利益相关方的沟通。项目助理的角色还包括协助技术顾问、技术官员和技术经理,确保活动的顺利实施。技术单位的项目助理将向产妇健康/母婴干预技术顾问报告,其为主管。 职责与责任 协调并支持技术团队的项目、财务以及行政职能,确保活动按照计划及时落实 协助技术团队和顾问编写函件、文件、报告、演示文稿及分发材料(包括文字处理、计算机图形、排版、复印)等。 协助维护指派技术团队的办公档案系统 组织和协调会议、培训和研讨会(包括准备会议和研讨会材料),包括现场及非现场 为员工和顾问安排差旅和酒店 在技术单位会议、培训和研讨会期间提供行政协助 协助会议、研讨会和培训期间做会议记录。 协调技术团队的出行,包括准备出差授权请求和安排后勤事宜 与相关技术顾问合作,准备短期或长期顾问协议下的本地顾问工作范围,包括在国内的外出安排 为国内或国际出差做准备,安排相关预约并准备旅行文件(包括签证) 积极参与并协助技术单位及其他技术人员起草和落实年度工作计划、季度执行计划 与财务人员密切合作,制定和监控技术单位的预算 根据年度工作计划和活动日程,与主管和财务团队协调文具和其他后勤需求 汇总技术人员及各项活动的全部交通需求,并与运营助理协调,确保办公室的交通安排全面 执行或承担主管分配的其他职责,确保技术单位的正常运作和项目目标的实现。

马拉维 : 布兰太尔 中部 利隆圭 姆祖祖 北部 南部

2022-12-03

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