尼亚美行政与财务主管

DAI GLOBAL, LLC

西非区域和平与稳定强化计划 行政及财务官 项目背景 西非区域和平与稳定强化计划(SRPS)是由美国国际开发署(USAID)资助,DAI(大洋洲国际)实施的为期五年的项目。该项目支持西非非洲国家应对与冲突相关的不稳定风险,并优先在治理、预防冲突与暴力、和解、以及防止和打击暴力极端主义(P/CVE)方面进行有针对性的干预,覆盖整个区域。项目的干预措施旨在解决脆弱性根源,重点关注良好的治理方式、冲突预防与应对,以及在撒哈拉以南和西非沿海特定国家遏制暴力极端主义的行动。 任务目标 职位持有者将负责处理项目的日常行政与财务需求,同时在确保遵守财务政策、项目政策与程序、法规、控制措施以及信息系统方面发挥关键作用。他们将为项目办公室提供会计和财务分析支持,确保财务报告在内部截止时间前提交。岗位将与运营和财务团队密切合作,确保SRPS项目的顺利实施,符合USAID和DAI的规章制度,以及根据国家具体需求与国家主管保持协调。 3. 任务与责任 行政与财务官的主要职责如下: 行政: 确保使用DAI运营与采购系统(TAMIS)。保持所有相关DAI系统平台所需备份文件的电子档案和文件,包括所有必要的纸质档案。 管理整个办公室的文具库存与供应,并监管省级办公室的物资管理。 管理项目司机/后勤人员与办公室清洁工。 监督活动的后勤安排、场地租赁、住宿安排、交通、与参与者及嘉宾专家的协调。 协助国家主管及其他高级运营人员(如适用)。 支持日常办公室运营及后勤需求。 协助人事经理管理人力资源。 确保员工请假覆盖(如适用)。 遇到问题时立即向主管报告。 必要时准备访问项目执行地点。 财务: 现金管理: 根据DAI的时间表,发起现场项目实施的转账请求。 每日在现场会计系统(FAS)或FER中记录所有财务交易。 确保银行支票、现金收据及零用现金的安全。 收取并核对供应商与顾问的发票及支持文件。 核实费用和项目会计编码的准确性。 确保发票、预付款、报销、支票和银行转账的准确及时处理。 按DAI的时间表将FER数据上传到Oracle和其他会计系统。 整理所有项目相关交易的备份文件,确保完整性,审查和获得适当的批准。 妥善归档支付凭证和其他财务文件,并定期进行项目财务记录的抽查。 确保备份文件扫描上传至相应系统,并在规定期限内完成。 工资计算与支付: 确保员工档案信息最新。 准备所有相关文件,确保及时准确处理薪资,并确保请假余额和所得税正确。 确保工资按时发放,工资单在会计系统中记录,并及时分发给所有员工。 准备所有税收扣除(如:IUT、BAIL、VAT、ISB等)及社会保障缴款的相关文件。 监控和控制请假余额。 跟进与相关部门注册雇佣合同事宜。 确保员工遵守工时报表政策和流程。 保持严格保密。 差旅预付款与报销: 与财务主管合作,批准并分发差旅预付款,依据SRPS差旅预付款政策。 核实差旅申请和费用报告的准确性与合规性。 遵循程序,确保差旅预付款和员工及合作伙伴出行报销的准确及时支付与对账。 审核并监控未结清预付款的报告,特别关注在发放后30天内未完成结算的预付款。...

尼日尔 : 尼亚美

2024-10-27

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