办公室主管助理
PNUD
背景
在常驻代表的直接监督和领导下，助理确保秘书处的高效与有效运作，保障其职能中所有方面的完全保密，遵守程序规定，管理信息流，并监控截止期限和已作出的承诺。他们与联合国开发计划署工作人员、联合国机构及国家当局密切合作，确保信息流通更加畅通，落实议程上的工具和行动。
职责与责任
确保常驻代表办公室的有效和高效运作，重点实现以下成果：
- 安排会面预约，更新主管的工作日历，接待访客，处理电话通讯，并以机智和谨慎提供所需信息；
- 核实协作人员准备的函件已由上级正式批准后，方提交常驻代表签署；
- 处理礼宾事务：组织与高级官员的会议并提供秘书支持；
- 安排涉及高级官员的内部和外部会议，并为这些会议提供秘书支持；
- 记录各种主题的速记笔记，并确保按照联合国特定秘书标准的适当起草；
- 确保起草函件、文件和报告（其中一些为机密）；
- 起草一般函件的草稿，并相应跟进；
- 必要时进行文件翻译；
- 维护部长、高级政府官员及外交使团成员的姓名、地址和电话号码清单；
- 安排主管的出行事宜，并与办公室其他部门保持持续联系，确保其离开时活动的正常推进；
- 执行其他必要职能；
确保办公室拥有高效的通讯工具，重点实现以下成果：
- 维护一个自动化保密文件分类系统，确保支持材料的安全；
- 协调信息传递，监控内部流通的通知；
- 促进不同部门和协调办公室之间的信息共享；
- 跟踪截止日期、承诺和采取的行动，确保收集和提交的报告及时传递给常驻代表；
- 管理来电和信件；
- 与办公室各部门保持持续联系：研究、筛选和传播有助于工作的资讯；
- 让部门负责人了解与其职责相关的常驻代表预约事项；
确保知识的发展，重点实现以下成果：
- 参与知识交流网络和最佳实践；
- 掌握企业资源规划系统“Atlas”的使用技能，以满足岗位需求及其他必要情形；
成果的影响
关键成果对国家办公室的整体效率产生影响，包括财务资源管理和操作策略的成功实施。准确的数据输入、正确的分析和财务信息的展示，有助于建立稳健的财务管理体系。
毛里塔尼亚 : 艾翁·艾特鲁斯 - 阿库吉特 - 阿莱格 - 阿塔尔 - 巴西克努 - 博盖 - 卡耶迪 - 基法 - 内马 - 努瓦迪布 - 努瓦克肖特 - 罗斯 - 塞利巴比 - 蒂迪杰德加 - 祖耶拉特
2021-07-11
