高级行政助理
UNHCR
标准职位描述：高级行政助理
组织架构和工作关系
高级行政助理将为其所在办公室提供行政支持。高级行政助理通常不直接承担监督职能，但根据具体情况，岗位的主管负责安排具体时间。任职者通常在较高级的本地或国际工作人员的直接监督下工作，后者需要监控其表现并提供定期指导。她/他可能会在主管的指导下，与本地供应商和/或官员及/或实施伙伴（IPs）就日常事项进行联络。
所有联合国难民事务高级专员办事处（UNHCR）员工都应履行其职位描述中规定的职责。他们在授权权限范围内，根据联合国宪章、联合国职员规章制度、联合国难民事务高级专员办事处政策与管理指令以及相关问责框架行事。此外，员工还应以符合核心、职能、跨职能和管理能力的方式履行职责，以及联合国难民事务高级专员办事处的专业精神、正直和尊重多样性的核心价值观。
职责：
协助解释和处理权益事项、签发合同，维护各类人事档案和文件
参加日常行政事项会议；管理联合国难民事务高级专员办事处员工的调动，监控其出勤记录、休假计划、加班和签证需求
搜索办公室文件和记录，获取信息和参考资料
根据指定格式或一般指示选择信息和记录，供他人在编写报告、函件、技术文件、项目或计划方案及一般参考文件时使用
协助办公用品、设备的采购及分发，并完成相应的库存记录
协助办理与差旅安排、签证、许可证、行程安排等相关的行政手续
起草函件和报告，涉及一般行政或专业任务，可能属于保密性质，并在其职责范围内执行；打字、处理函件、文件和报告，其中一些可能高度保密
安排约见并维护主管的日程，接待来访者，接听及筛选电话，并谨慎回答咨询；整理部长、政府官员及使馆成员的姓名、地址和电话号码清单
协助管理组织UNHCR办公室及住宅（如适用）场所的运营
协助UNHCR工作人员和其他关切人员的各类官方任务
准备员工签署所需的证明和证书，由高级职员批准
协助处理UNHCR员工及其他客户的MIP及各类索赔事宜
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2023-10-22
