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行政助理 / 档案员

PNUD TCHAD

职责与责任 在PALAT财务专家的监督下,行政助理/档案管理员将执行以下任务: - 制定档案管理计划; - 与PALAT的其他部门密切合作; - 将所有PALAT的实体文件数字化,并保存到服务器; - 组织和保存实体及数字档案; - 确保已编码的文件在原始文件中得到更正; - 确保档案室和文件的安全; - 提高员工对查找存档资料和档案管理方法的意识; - 扫描所有可能被审计的财务及其他文件,并存储在联合国开发计划署(UNDP)服务器上; - 支持财务部门分析移动支付文件; - 积极参与财务审计,提供所有审计所需的文件; - 审计后重新分类文件; - 建立档案系统,以便在审计期间方便检索资料; - 审核付款请求及支持文件,确保符合联合国开发计划署的程序; - 收集、分类、整理、档案描述并对文件进行核对; - 进行待销毁文件的盘点; - 按照主管要求执行其他部门任务。 能力 数字意识与素养 能够并倾向于快速采用新技术,无论是通过资源整合、理解其用途或影响,还是承担在必要时使用的责任。 知识生成 能够搜索信息并将其转化为在特定背景或满足特定需求的有用、相关的知识。 遵守组织的规则、法规和标准。 在规定的截止时间、规范及质量标准内执行其责任范围内的活动。 沟通能力 能够清晰、简洁、明确地进行书面和口头交流;根据受众调整信息传达和选择交流方式。 合作伙伴管理 研究并运用来自联合国开发计划署内部和外部的知识、信息和良好实践。 结果导向管理 能够管理项目和方案,重点关注绩效提升和可衡量的成果。 服务并推动联合国开发计划署的愿景、使命、价值观和战略目标。 在团队环境中有效参与,分享信息、合作和协作。 通过积极参与灵活应对变化。

乍得 : 阿贝谢 - 阿姆·蒂芒 - 安德贾拉斯 - 阿蒂 - 巴尔达伊 - 比尔蒂涅 - 玻尔 - 邦戈尔 - 多巴 - 法达 - 法亚-拉热 - 戈兹贝达 - 昆姆拉 - 莱 - 毛 - 马萨科里 - 马松雅 - 蒙哥 - 穆敦 - 穆索若 - 恩贾梅纳 - 帕拉 - 萨尔 - 国际

2023-01-06

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行政与报告实习生

UNITED NATIONS DEVELOPMENT PROGRAMME

职责与责任 开发并管理秘书处的会议和活动日程,包括安排秘书长的会议。撰写会议纪要和会议记录,协助撰写网页文章、故事和案例研究。协助准备会议、研讨会/工作坊及虚拟活动,并处理其他相关准备工作,包括一般行政事务和协调任务。提供信息和数据收集管理方面的支持。 能力 综合能力:具备主动性和独立工作的能力,能在最少监督下完成工作。具有最高的诚信、慎重和忠诚品质。拥有出色的组织、人际关系、沟通和行政技能。具备多任务处理能力,能平衡多项职责并按时完成任务。致力于联合国开发计划署的愿景、使命和战略目标。能够在多元文化环境中工作,并意识到政治敏感性。 沟通技巧:表达清晰有效,能够口头和书面沟通。善于倾听他人,正确理解他人信息,并作出恰当回应。提出问题以澄清问题,表现出对双向沟通的兴趣。根据受众调整语言、语调、风格和格式。 团队合作:与同事合作以实现组织和团队目标;并通过真诚重视他人的想法和专业知识,愿意向他人学习,积极寻求反馈。

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2022-07-08

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行政助理 / 档案管理员

UNDP

职责与责任 在PALAT财务专家的监督下,行政助理/档案员将执行以下任务: - 制定档案管理计划; - 与PALAT的其他部门密切合作; - 数字化所有PALAT的实体文件,并将其保存在服务器上; - 分类并保存实体和数字档案; - 确保已记录的文件在原始资料上得到更正; - 确保档案室和文件的安全; - 提升员工对检索档案文件和管理档案记录方法的意识; - 扫描所有财务文件及其他需审计的文件,并保存至联合国开发计划署(联合国DP)服务器; - 支持财务部门分析移动支付文件; - 积极参与财务审计,提供所有待审计的文件; - 审计后重新分类文件; - 建立档案系统,便于在审计期间检索文件; - 审核付款请求及相关支持文件,确保符合联合国DP程序; - 收集、分类、归档、描述档案资料并进行盘点,进行待销毁文件的盘点。 - 完成员主管要求的任何其他单位任务。 能力技能: - 数字意识与素养 - 具备快速采用新技术的能力和倾向,无论是通过熟练运用、理解其用途,还是理解其影响并赋能他人根据需求使用。 - 知识生成 - 具备研究和将信息转化为对环境有用、相关知识的能力,或满足明确需求的能力。 - 遵循组织的规章制度和标准。 - 在规定的截止期限、标准和质量要求内履行职责。 沟通能力 - 能够清晰、简洁且无歧义地进行书面和口头交流;根据听众调整信息和沟通方式。 合作伙伴管理 - 研究并应用来自联合国开发计划署内外的知识、信息和最佳实践。 以结果为导向的管理 - 有能力管理项目和计划,重点提升绩效并取得明显成果。 - 服务并贡献于联合国开发计划署的远景、使命、价值观及战略目标。 - 在以团队合作、信息共享、协作与合作为基础的环境中有效参与。 - 通过积极参与,灵活且积极应对变化。

乍得 : 阿贝谢 - 阿姆·蒂芒 - 安德贾拉斯 - 阿蒂 - 巴尔达伊 - 比尔蒂涅 - 玻尔 - 邦戈尔 - 多巴 - 法达 - 法亚-拉热 - 戈兹贝达 - 昆姆拉 - 莱 - 毛 - 马萨科里 - 马松雅 - 蒙哥 - 穆敦 - 穆索若 - 恩贾梅纳 - 帕拉 - 萨尔

2023-01-09

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