办公室助理（男/女） - 乍得
UNESCO
为了确保联合国教科文组织在乍得实施的项目和计划的有效管理，并且增强组织及其行动在乍得的存在感、定位和可见度，计划在恩贾梅纳的联合国教科文组织办公室招聘一名办公室助理（男/女）。在雅温得多部门区域办事处主管的权威下，恩贾梅纳办公室协调员的监督，以及雅温得区域办事处管理员的整体管理之下，作为恩贾梅纳办公室管理员的直接主管，岗位人员将负责执行以下任务：接待员/总机操作员：接收并跟进办公室的收发邮件；注册和管理办公室联系数据库；记录并监控缺勤、出差和办公室组织的研讨会；确保严格按照相关协议管理电话总机（接听来电、记录移动和国际线路的电话、每周控制和测试所有线路、维护系统中的通话记录、通知IT进行定期维护和维修）；确保办公主要入口的开闭；迎接、识别、告知并引导访客到办公室：协助访客，提供关于联合国教科文组织的指示和准确信息；收集并每月更新联合国人员信息，确保所有数据准确无误；更新联合国之家电话目录及联合国名录、政府地址、国际组织、大使馆、非政府组织及其他重要联系人信息；查询办公室所有活动，以便更好地指导来电者和访客；确保办公室的安全屏幕检查，以提升出入记录的可视性；出差和合同管理：准备、处理和跟进与会议、研讨会和工作人员官方出差相关的文件；准备、录入和跟进合同；按照标准和行政程序归档文件；保持实体和电子档案的更新；履行其他在其职责范围内的任务，以实现办公室平稳运作的整体目标。
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2022-04-23
