行政助理 / 档案员
PNUD TCHAD
职责与责任
在PALAT财务专家的监督下，行政助理/档案管理员将执行以下任务：
- 制定档案管理计划；
- 与PALAT的其他部门密切合作；
- 将所有PALAT的实体文件数字化，并保存到服务器；
- 组织和保存实体及数字档案；
- 确保已编码的文件在原始文件中得到更正；
- 确保档案室和文件的安全；
- 提高员工对查找存档资料和档案管理方法的意识；
- 扫描所有可能被审计的财务及其他文件，并存储在联合国开发计划署（UNDP）服务器上；
- 支持财务部门分析移动支付文件；
- 积极参与财务审计，提供所有审计所需的文件；
- 审计后重新分类文件；
- 建立档案系统，以便在审计期间方便检索资料；
- 审核付款请求及支持文件，确保符合联合国开发计划署的程序；
- 收集、分类、整理、档案描述并对文件进行核对；
- 进行待销毁文件的盘点；
- 按照主管要求执行其他部门任务。
能力
数字意识与素养
能够并倾向于快速采用新技术，无论是通过资源整合、理解其用途或影响，还是承担在必要时使用的责任。
知识生成
能够搜索信息并将其转化为在特定背景或满足特定需求的有用、相关的知识。
遵守组织的规则、法规和标准。
在规定的截止时间、规范及质量标准内执行其责任范围内的活动。
沟通能力
能够清晰、简洁、明确地进行书面和口头交流；根据受众调整信息传达和选择交流方式。
合作伙伴管理
研究并运用来自联合国开发计划署内部和外部的知识、信息和良好实践。
结果导向管理
能够管理项目和方案，重点关注绩效提升和可衡量的成果。
服务并推动联合国开发计划署的愿景、使命、价值观和战略目标。
在团队环境中有效参与，分享信息、合作和协作。
通过积极参与灵活应对变化。
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2023-01-06
