投资组合助理
UNOPS
在项目经理的监督下，项目组合助理将承担以下活动：
项目管理/行政
确保实施的活动在技术范围、资源投入、预算支出和约定时间框架方面与已批准的项目协议保持一致；
输入并更新准确的数据和信息，以促进运营的有效交付；
根据需要对项目工作、财务、招聘和采购计划提供建议；
协助制定与项目活动相关的报告和分析；
建立并维护项目文件/档案，便于快速检索与项目活动相关的档案；
协助识别、捕获和评估风险/问题，并根据风险管理策略实施缓解措施；
协助识别、捕获和分享项目的经验教训以及最佳实践；
起草项目文件/法律协议中预期的报告，特别是考虑关键绩效指标的进展情况；
协助高效使用项目和联合国事务主管办事处（UNOPS）工具，以监控项目的绩效、产出和效益；
协助管理和定期监控项目交付的所有预算、财务、采购和日常事务；
财务
准备并处理预算创建和修订的提交流程，确保符合UNOPS的内部批准要求和资金可用性监控；
运行预算报告，包括交易细节和异常情况；
监控支出，核实支出请求（COP、发票、TEC）的准确性，以及提交文件的完整性；
跟踪支付情况，遇到问题时进行跟进；
审查支付请求及其支持文件的完整性、准确性、合规性（符合UNOPS财务规定）和账户编码的正确性；
协助财务信息的审核，识别瓶颈并提出改正措施；
准备并分析财务提案和报告，包括调查及必要时的调整准备；
在总账中创建、导入、审核、校正和处理会计凭证，审查并运行总账、账目或会计分录中的查询；
零用现金管理，包括准备、提交批准、定期监控/对账和结算；
操作预付款，包括准备、提交批准和结清；
差旅/采购/赠款/人力资源
协助会议、研讨会和静修活动的事务后勤/协调工作，包括收集相关任务的规划阶段信息；
协助分析行政、差旅、采购政策，评估变更的影响，并协助管理层执行；
持续研究与服务提供和合作伙伴需求相关的事项；
支持定期库存报告的及时准备和提交；
协调库存物品的实物核查；
协助管理项目资产，确保它们在oneUNOPS系统中正确记录，以及项目关闭时根据UNOPS程序妥善处置；
提供行政、财务和后勤活动的指导；
协助与同事沟通，核实、校正和补充信息，以提高产出质量和/或提交账号的准确性，并丰富流程中的知识库；
帮助确保项目主动发起并高质量及时处理与受助人和实施合作伙伴的接洽请求；
作为拟稿和推动提案、赠款授予及相关合同的主要联系人，协助建立联合国事务主管办事处（UNOPS）与合作伙伴之间的合作安排，并管理相关合同，确保按项目协议交付；
支持按UNOPS政策和程序进行提案募集管理，收集提案，经过评审委员会评审，准备并最终确认评估报告（必要时）；
协助项目与实施合作伙伴联系，以监控赠款的绩效，突出涉及受助人的问题和风险，确保及时交付；
促成赠款协议的制定和资金的及时拨付，符合项目要求；
管理日常赠款管理活动，追踪报告，处理受助人注册和付款事宜（如需）；
执行与采购相关的活动，涵盖各种额度；
在支持服务团队和项目经理的指导下，协助准备采购、差旅和聘请顾问所需的文件；
识别标准物品、维修、家具等潜在供应商，并维护与现有供应商的良好关系；
在需要时协助差旅活动及相关流程，包括差旅授权、签证、差旅费申...
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2024-03-18
